Советы закупщику. Часть 1

Классно работать в закупках: тратишь чужие деньги и еще зарплату за это получаешь.












В работе закупщика есть немало подводных камней. Однако, если специалист знает, на что надо обращать повышенное внимание в своей работе, ему намного проще избежать проблем.

Давайте разберем одну из типичных проблем, которые часто встречаются при закупке:

Проблема: Выход ситуации из-под контроля. 
Видимым результатом этой проблемы обычно становятся авральные закупки. Об этот «камень» хотя бы раз за свою карьеру спотыкается каждый закупщик. Чаще всего это происходит неожиданно, когда «ничто не предвещает беды». Закупщик расслабляется, поскольку все идет по плану, товар отгружается, договоры и заявки выполняются, оплата производится.  

• И тут вдруг где-то в дороге ломается машина с товаром.
  

• Или поставщику неожиданно запрещают ввоз законтрактованной партии товара и он, извинившись и сославшись на «форс-мажор», улетает за границу улаживать конфликт.
  

• Или поставщик замалчивает какие-то свои проблемы, мешающие ему выполнить свои обязательства, уверяя закупщика, что «все идет по плану», «не волнуйтесь, все в силе» и т. д. А на самом деле ситуация близка к критической.
  

• Еще бывает так, что поступившая партия товара оказывается отвратительного качества и совершенно непригодна для использования, причем она уже оплачена, и поставщик отказывается осуществлять замену или возврат денег.
  

• Или вы делаете предоплату, а поставщик вдруг исчезает из зоны досягаемости, оставив вас без денег и без товара.
  

Да мало ли что может случиться, пока вы думаете, что все хорошо!
Что делать: 
Есть мнение, что непредвиденные и форс-мажорные ситуации не поддаются прогнозированию. Спорить с этим трудно, но можно. Например, с помощью управления рисками - это как раз то, чего зачастую не хватает закупщикам-практикам.

Что полезного можно извлечь из управления рисками для того, чтобы держать ситуацию под контролем? Вот несколько наиболее важных направлений:
1)

• Необходимость систематизировать все прошлые ошибки и разработать систему мер, помогающих избежать их повторения. Например, если ваш поставщик задержал отгрузку товара, из-за чего у вас возникли проблемы, но вы не смогли предъявить ему претензию, потому что в вашем договоре предусмотрены штрафные санкции только за поставку некачественной продукции или за недоставку, вам нужно внести в него соответствующее дополнение.
  

• Если вы по объективным причинам были вынуждены сделать предоплату новому поставщику, но больше так и не увидели ни его, ни денег - вы явно допустили ошибку. Либо нужно было выбрать другую форму предоплаты (например, аккредитив), либо провести тщательную проверку поставщика, прежде чем отправлять на его счет деньги.
  

• Если у вас регулярно нужный товар заканчивается раньше, чем поступает новая партия, при планировании закупок прибавляйте к необходимому количеству товара 10-15 %.
  

• Если поставщики постоянно путаются в документах, неправильно оформляют счета-фактуры, задерживают отправку документов и т. п., сделайте универсальную инструкцию по оформлению документов и отправляйте ее каждому новому поставщику. 
  

В принципе, большинство таких ситуаций можно предусмотреть и застраховать себя от их повторения либо составлением грамотного договора, либо введением специальных внутренних процедур, либо проведением дополнительных проверок в отношении поставщика, с которым планируется подписание договора.

2)

• Ведение статистического учета авральных закупок: когда, какой товар, в каком количестве, на какую сумму и по какой причине пришлось внепланово купить. Предусмотреть абсолютно все невозможно, поэтому, как бы хорошо вы ни подготовились, всегда может возникнуть ситуация, которая выбивается из общей картины прогнозируемых рисков. Авария на производстве, внезапная порча складских запасов, обнаружение скрытого дефекта в закупленном ранее товаре, появление срочной незапланированной потребности, форс-мажор, наконец.В таких ситуациях нужны свободные средства, которые можно быстро мобилизовать для того, чтобы закрыть образовавшуюся «прореху».
  

• Если у вас ведется статистический учет авральных закупок, значит, на основе анализа данных за прошедшие периоды вы сможете рассчитать ориентировочную среднюю сумму, которая необходима вам ежемесячно для экстренных закупок или для исправления ситуаций с провалами запланированных закупок. Эту сумму надо стабильно закладывать в расходную часть планируемого бюджета, пусть даже несколько месяцев подряд с вашей компанией ничего такого не случалось. Сумма, заложенная в бюджет в качестве «аврального резерва», может стать для вас своеобразным «стабилизационным фондом», само существование которого может облегчить решение большинства сложных вопросов.
  

3)

• Наличие реестра «чрезвычайных» поставщиков товаров и услуг. Это те самые поставщики, у которых нужный вам товар есть всегда - пусть даже и по нереально завышенным ценам. Это те самые транспортные компании, которые могут в любой момент выслать свой грузовичок туда, где застряла сломанная фура с нужным позарез товаром. Наличие таких поставщиков и взаимодействие с ними - это ваш запасной выход, команда быстрого реагирования и спасательный круг при попадании на «подводный камень». Ведь согласитесь, бывают ситуации, когда цена вопроса не имеет значения.Говоря в целом, можно условно разделить управление рисками на стратегическое и прикладное. К стратегическому можно отнести те действия и меры, которые направлены  на предотвращение возникновения ситуаций, связанных с рисками. Они описаны выше: ведение статистического учета и систематизация возможных рисков, наличие разработанной специально под вашу компанию типовой системы антикризисных мер и «запасных вариантов» действий для разных ситуаций и т. д.
  

К инструментам прикладного риск-менеджмента можно отнести активное использование внутренних контролирующих механизмов компании - например, внутренней контрольно-ревизионной службы, - целью которых должно являться выявление и исправление обнаруженных рисков, допущенных ошибок и злоупотреблений.